¿Qué es un número de orden de compra en una factura (P.O)?

Un número de orden de compra o PO es un número único asignado a un formulario de orden de compra. La orden de compra detalla los productos o servicios que una empresa desea recibir de un vendedor (o proveedor) en particular. El número de orden de compra será referenciado durante todo el proceso de transacción tanto por el comprador como por el vendedor.

¿Cómo funcionan las órdenes de compra y las facturas?

Una orden de compra es creada y emitida por el comprador (o cliente) de un producto o servicio al comienzo de una transacción. Detalla los detalles de una venta, como los productos o servicios requeridos, las cantidades y el precio acordado. Una orden de compra correctamente completada debe ser lo suficientemente detallada como para que el vendedor la entienda fácilmente, sin necesidad de hacer preguntas. Dado que la orden de compra es aprobada por ambas partes, se considera legalmente vinculante.

El número de orden de compra, que generalmente se encuentra en la parte superior del formulario, se mencionará continuamente durante la transacción, como en las llamadas telefónicas del cliente, los formularios de envío y, finalmente, la factura.

El vendedor emite una factura hacia el final de la transacción, una vez que se completan los términos descritos en la orden de compra. La factura es la factura. Al igual que con la orden de compra, enumerará los detalles de los productos o servicios que el vendedor entregó o proporcionó, las cantidades y el precio. También hará referencia al número de orden de compra para mostrar que esta transacción fue preaprobada. Una vez recibido, se espera que el comprador lo pague dentro de los términos previamente acordados (por ejemplo, el vendedor puede exigir pagos a todos sus proveedores dentro de los 30 días).

¿Qué es la factura con orden de compra y la factura sin orden de compra?

Una factura de orden de compra es una factura que hace referencia al número de orden de compra en la factura real. Una factura sin orden de compra no lo hace. Una factura sin orden de compra significa que la orden de compra no se creó ni se requirió para la transacción que se factura. Las razones para no generar una orden de compra podrían incluir:

• El pedido era urgente y se procesó rápidamente (es decir, el cliente no tuvo tiempo de emitirlo).
• La transacción fue bajo una cifra específica en dólares. La política de muchas empresas es no proporcionar órdenes de compra para cada transacción, solo para aquellas que excedan un monto específico en dólares. Por ejemplo, es posible que una empresa no requiera órdenes de compra en todas las transacciones por debajo de $10,000. Si es así, entonces se requiere una orden de compra para la aprobación de la gerencia.
• La empresa que necesita el servicio o el producto es tan pequeña que no cuenta con los recursos necesarios para un sistema adecuado de contabilidad o de órdenes de compra.

¿Cómo se crea un número de orden de compra?

Aunque no hay nada que impida que una pequeña empresa simplemente cree su propia plantilla de orden de compra y asigne números a cada nueva orden, la licencia de un sistema de orden de compra profesional (como parte de una solución de software de contabilidad más grande) ahorrará mucho tiempo y esfuerzo.

El software de contabilidad generará automáticamente campos para el ingreso de la información de la orden de compra y asignará un número nuevo y único a cada uno. Un sistema de contabilidad de software adecuado también enrutará automáticamente las órdenes de compra para su aprobación.

¿Qué información debe contener una orden de compra?

Una Orden de Compra requiere el ingreso de información detallada, para que no sea malinterpretada posteriormente.