¿Qué es un número de orden de compra en una factura (P.O)?
Un número de orden de compra o PO es un número único
asignado a un formulario de orden de compra. La orden de compra detalla los
productos o servicios que una empresa desea recibir de un vendedor (o
proveedor) en particular. El número de orden de compra será referenciado
durante todo el proceso de transacción tanto por el comprador como por el
vendedor.
¿Cómo funcionan las órdenes de compra y las facturas?
Una orden de compra es creada y emitida por el comprador (o
cliente) de un producto o servicio al comienzo de una transacción. Detalla los
detalles de una venta, como los productos o servicios requeridos, las
cantidades y el precio acordado. Una orden de compra correctamente completada
debe ser lo suficientemente detallada como para que el vendedor la entienda
fácilmente, sin necesidad de hacer preguntas. Dado que la orden de compra es
aprobada por ambas partes, se considera legalmente vinculante.
El número de orden de compra, que generalmente se encuentra en la parte superior del formulario, se mencionará continuamente durante la transacción, como en las llamadas telefónicas del cliente, los formularios de envío y, finalmente, la factura.
El vendedor emite una factura hacia el final de la transacción, una vez que se completan los términos descritos en la orden de compra. La factura es la factura. Al igual que con la orden de compra, enumerará los detalles de los productos o servicios que el vendedor entregó o proporcionó, las cantidades y el precio. También hará referencia al número de orden de compra para mostrar que esta transacción fue preaprobada. Una vez recibido, se espera que el comprador lo pague dentro de los términos previamente acordados (por ejemplo, el vendedor puede exigir pagos a todos sus proveedores dentro de los 30 días).
¿Qué es la factura con orden de compra y la factura sin orden de compra?
Una factura de orden de compra es una factura que hace
referencia al número de orden de compra en la factura real. Una factura sin
orden de compra no lo hace. Una factura sin orden de compra significa que la
orden de compra no se creó ni se requirió para la transacción que se factura.
Las razones para no generar una orden de compra podrían incluir:
- El
pedido era urgente y se procesó rápidamente (es decir, el cliente no tuvo
tiempo de emitirlo).
- La
transacción fue bajo una cifra específica en dólares. La política de
muchas empresas es no proporcionar órdenes de compra para cada
transacción, solo para aquellas que excedan un monto específico en
dólares. Por ejemplo, es posible que una empresa no requiera órdenes
de compra en todas las transacciones por debajo de $10,000. Si es
así, entonces se requiere una orden de compra para la aprobación de la
gerencia.
- La
empresa que necesita el servicio o el producto es tan pequeña que no
cuenta con los recursos necesarios para un sistema adecuado de
contabilidad o de órdenes de compra.
¿Cómo se crea un número de orden de compra?
Aunque no
hay nada que impida que una pequeña empresa simplemente cree su propia
plantilla de orden de compra y asigne números a cada nueva orden, la licencia
de un sistema de orden de compra profesional (como parte de una solución de
software de contabilidad más grande) ahorrará mucho tiempo y esfuerzo.
El
software de contabilidad generará automáticamente campos para el ingreso de la
información de la orden de compra y asignará un número nuevo y único a cada
uno. Un sistema de contabilidad de software adecuado también enrutará
automáticamente las órdenes de compra para su aprobación.
¿Qué información debe contener una orden de compra?
Una Orden
de Compra requiere el ingreso de información detallada, para que no sea
malinterpretada posteriormente.