Guía paso a paso para calcular las comisiones de tus vendedores desde EdFactura: activación del módulo, reglas de comisión, generación y acuse de pago.

En casi todas las empresas pequeñas las comisiones se calculan igual: alguien exporta las ventas del mes, las pega en una hoja de cálculo, aplica un porcentaje a mano y reparte. Y cada mes aparece la misma discusión: una factura que se devolvió y ya se había pagado, un vendedor que dice que le falta una venta, un descuento que nadie descontó.

El módulo de comisiones de EdFactura calcula sobre las facturas que ya emitiste. En esta guía te explicamos cómo activarlo, cómo dejarlo configurado y cómo es el cierre de mes una vez andando.

Qué resuelve

Tres cosas que la hoja de cálculo no resuelve sola:

  • Que el número salga de la venta real. Si concediste un descuento, la comisión se calcula sobre lo que de verdad cobraste, no sobre el precio de lista.
  • Que las devoluciones bajen la comisión. Cuando emites una nota de crédito, la comisión de esa venta se ajusta sola, y solo por el producto que se devolvió.
  • Que quede constancia de lo pagado. Cada liquidación genera un acuse con el detalle, listo para firmar.

Antes de empezar

Solo hacen falta dos cosas:

  • Un plan de pago activo. Los módulos se añaden sobre una suscripción; en el plan gratuito no hay ninguna a la que añadirlos.
  • Tener claro cómo pagas hoy. Un porcentaje igual para todos, distinto por persona, solo sobre ciertos productos, sobre el margen. Cualquiera de esas formas se puede configurar, pero conviene saber cuál es la tuya antes de empezar.

Paso 1: activa el módulo

  1. Entra a tu cuenta de EdFactura.
  2. En el menú lateral, abre Suscripción.
  3. Haz clic en Módulos.
  4. Localiza Comisiones de vendedores en el listado.
  5. Actívalo y confirma.

En cuanto lo actives aparecerá un menú nuevo llamado Comisiones en la barra lateral.

Paso 2: marca quién comisiona

Las comisiones son para los usuarios de tu equipo, no para ti: las ventas que registras como propietario de la cuenta no generan comisión a nadie.

Entra a la ficha de cada usuario de tu equipo y marca que comisiona. Quien no esté marcado no entra en ningún cálculo, aunque tenga ventas a su nombre. Es a propósito: así puedes tener personal administrativo que factura sin cobrar comisión por ello.

Paso 3: crea las reglas

Una regla dice tres cosas: sobre qué se calcula, cómo y a qué se aplica.

Entra a Comisiones y luego a Reglas de comisión.

Sobre qué se calcula

  • El total de la venta. Un porcentaje del subtotal de la factura, ya con el descuento aplicado. Es lo más habitual.
  • Cada línea. Cada producto genera su propia comisión. Útil si no todos comisionan igual.
  • El margen. La diferencia entre lo que costó y lo que se vendió. Premia vender bien, no vender barato.

Cómo se calcula

  • Porcentaje. El clásico.
  • Importe fijo por unidad. Tanto por cada pieza vendida.
  • Importe fijo por documento. Lo mismo por cada venta, sea del tamaño que sea.
  • Por tramos. Un porcentaje hasta cierta cifra y otro a partir de ahí, para escalas por objetivos.

A qué se aplica

Puedes comisionar todo, o acotarlo a una categoría de productos, solo a los bienes o solo a los servicios. Y si cada producto deja un margen distinto, puedes hacer que la tasa salga de la ficha de cada uno en vez de ponerla en la regla.

Una regla por vendedor

Puedes tener una regla general que aplica a todos y, encima, la suya a quien tenga condiciones distintas. Quien no tenga regla propia cobra según la general.

Solo hay una regla activa por persona a la vez, y es deliberado: el importe de una comisión tiene que poder explicársele al vendedor sin dibujarle un diagrama. Si necesitas cambiar las condiciones, desactivas la anterior y creas la nueva; la vieja se conserva para que las comisiones ya calculadas sigan teniendo sentido.

Paso 4: elige desde cuándo

En Comisionar desde fijas la fecha de corte. Las ventas anteriores a esa fecha no entran, para que al activar el módulo no aparezcan de golpe las comisiones de los últimos tres años.

Si no pones ninguna, se usa la fecha de tu primera regla.

El día a día

Aquí es donde se nota el módulo: en que no tienes que hacer nada hasta el cierre.

Por generar

Cada factura que se cobra queda esperando en Por generar, con su vendedor y su importe. Cuando quieras, pulsas Generar comisiones y se calculan todas de una vez.

Se hace en dos tiempos a propósito. Si algo falla al comisionar —un vendedor sin regla, una regla que no alcanza ningún producto— no queremos que eso te impida facturar ni cobrar. La venta se registra igual y la comisión se resuelve después, con el motivo a la vista.

Solo entran las facturas pagadas. Nadie cobra comisión de una venta que el cliente todavía no ha pagado.

Notas de crédito y de débito

No hay que hacer nada. Cuando emites una nota de crédito sobre una venta ya comisionada, la comisión baja en la misma proporción, y solo por el producto que se devolvió: si la regla comisionaba solo los servicios y devuelven un artículo, la comisión no se toca. Una nota de débito la aumenta igual de solo.

El descuento se imputa a quien hizo la venta, no a quien emitió la nota. Normalmente la nota la emite administración, y sería injusto descontarle la comisión a esa persona.

Comisiones manuales

Para lo que no viene de una factura: un bono por objetivo, un ajuste acordado, una corrección. En Comisiones manuales las registras con su importe y su concepto.

Queda registrado quién la creó y por qué. Es dinero sin documento detrás: tiene que dejar rastro.

Documentos actualizados

Si una factura ya comisionada se borra o deja de estar cobrada, su comisión aparece en un aviso aparte con lo que correspondería ahora. Desde ahí la corriges: la anterior queda anulada —deja de contar para nada— y se crea una nueva con las cifras de hoy, para que la corrección deje rastro.

El cierre de mes

Entra a Resumen de comisiones y elige el período. Verás, por vendedor, cuántas ventas hizo, cuánto suma, cuánto está por pagar y cuánto ya se le pagó.

Esas dos columnas van separadas a propósito: mezclarlas es la forma más fácil de pagar dos veces el mismo mes.

  1. Revisa el resumen del período.
  2. Genera el Acuse de comisión de cada vendedor. Es un documento con el detalle de lo que se le paga, listo para imprimir y firmar.
  3. Paga.
  4. Marca esas comisiones como liquidadas, con la fecha y la referencia del pago.

Una vez liquidado un período, el sistema impide añadirle importes nuevos: cuadraría mal contra un acuse que alguien ya firmó.

Todo lo que ves en pantalla se puede exportar a Excel, con el resumen por vendedor y el detalle de cada comisión.

Preguntas frecuentes

¿Se calcula sobre el precio de lista o sobre lo que cobré?

Sobre lo que cobraste. Si concediste un descuento, la comisión sale del importe con el descuento aplicado. Y si facturas en otra moneda, se convierte a la de tu empresa con la tasa del día de la venta, no con la de hoy: una comisión de hace seis meses no puede cambiar porque se haya movido el cambio.

¿Qué pasa si el cliente devuelve la mercancía?

Emites tu nota de crédito como siempre y la comisión se ajusta sola en la siguiente generación. Si la devolución es parcial, el descuento es parcial.

¿Puedo pagar distinto según el producto?

Sí, de dos formas. Puedes hacer una regla que solo alcance una categoría, los bienes o los servicios; o poner la tasa en la ficha de cada producto y que la regla la use. En ese caso, un producto sin tasa no comisiona: es lo correcto en artículos de reventa sin margen.

¿Y si una venta no comisiona?

Queda registrada en cero con el motivo escrito: ningún producto cumple la regla, la tasa está en cero, los productos no tienen tasa. Así sabes que se revisó y por qué no generó nada, en vez de preguntarte si se olvidó.

¿Puede un vendedor ver sus comisiones?

Depende de los permisos que le des. Puedes dejar que consulte las suyas sin poder tocar las reglas ni marcar nada como pagado.

¿Sirve para más de una empresa?

Sí. Cada empresa lleva sus propias reglas y sus propias comisiones, sin mezclarse con las demás.

¿Puedo quitarlo si no me sirve?

Sí, se desactiva desde el mismo sitio donde se activa. Las comisiones ya calculadas se conservan.

Empieza cuando quieras

Si ya usas EdFactura, activa el módulo desde Suscripción → Módulos, marca quién comisiona y crea tu primera regla. El primer cierre de mes que no tengas que hacer en una hoja de cálculo te devuelve ese tiempo con creces.

Puedes ver antes qué incluye el módulo de comisiones o los planes disponibles. Y si todavía no tienes cuenta, pruébalo treinta días sin tarjeta.