Acuerdo de tratamiento de datos
Cuando usas EdFactura nos confías datos de tus clientes y de tus empleados. Este documento explica qué hacemos con ellos, qué no hacemos, y qué te corresponde a ti.
Contenido
1. Quién es quién
La Ley 172-13 distingue dos papeles, y conviene tenerlos claros porque determinan quién responde de qué:
| Papel | Quién lo asume | Qué significa |
|---|---|---|
| Responsable | Tú, el titular de la cuenta | Decides qué datos se recogen, de quién y para qué. Eres quien responde ante esas personas y ante la autoridad. |
| Encargado | EdFactura | Tratamos esos datos únicamente para prestarte el servicio, siguiendo tus instrucciones. No decidimos sobre ellos. |
Dicho en corto: los datos de tus clientes y empleados son tuyos. Nosotros somos la herramienta donde los guardas.
2. Qué datos tratamos por tu cuenta
Depende de los módulos que uses. De forma orientativa:
| Categoría | Datos habituales |
|---|---|
| Clientes y proveedores | Nombre o razón social, RNC o cédula, dirección, teléfono, correo, historial de facturas y pagos. |
| Empleados (módulo de RRHH) | Nombre, cédula, cargo, salario, deducciones, asistencia, documentos personales y datos de contacto. |
| Inquilinos (módulo de alquileres) | Datos de contacto, contratos, garantes y documentos asociados. |
| Documentos fiscales | Facturas, comprobantes e-CF y NCF, notas de crédito y débito, gastos. |
Algunos de estos datos son especialmente sensibles —salarios, cédulas, documentos de identidad— y los tratamos con ese criterio.
3. Con qué finalidad y con qué límites
Tratamos esos datos solo para:
- Prestarte las funciones que contratas: facturar, calcular nómina, controlar inventario, generar reportes.
- Transmitir a la DGII los comprobantes electrónicos que tú emites, cuando usas e-CF.
- Realizar copias de seguridad y garantizar la continuidad del servicio.
- Darte soporte técnico, y solo sobre lo que sea necesario para resolver tu consulta.
Lo que no hacemos, en ningún caso:
- Vender, alquilar ni ceder esos datos a nadie.
- Usarlos para publicidad, elaboración de perfiles o entrenamiento de modelos.
- Cruzarlos con los de otros clientes.
- Acceder a ellos fuera de lo imprescindible para el soporte que tú solicitas o para una obligación legal.
4. Nuestras obligaciones
- Tratar los datos únicamente conforme a tus instrucciones y a este acuerdo.
- Mantener la confidencialidad, también después de que termines tu suscripción.
- Aplicar y mantener las medidas de seguridad del punto 7.
- Exigir el mismo nivel de compromiso a cualquier tercero que intervenga.
- Asistirte cuando alguien ejerza sus derechos o cuando ocurra un incidente.
- Devolverte o eliminar los datos cuando termine la relación, según elijas.
5. Tus obligaciones
Como responsable, te corresponde:
- Tener una base legítima para tratar los datos que introduces —consentimiento, contrato, obligación legal— y poder acreditarla.
- Informar a tus clientes y empleados de que sus datos se tratan en una plataforma de gestión.
- Introducir solo los datos necesarios: cuantos menos, menor el riesgo para todos.
- Gestionar los accesos de tu equipo y retirarlos cuando alguien deja la empresa.
- Proteger tus credenciales y activar la verificación en dos pasos.
- Atender las solicitudes de las personas cuyos datos manejas. Nosotros te ayudamos, pero la respuesta es tuya.
6. Terceros que intervienen
Para prestar el servicio nos apoyamos en terceros. Cada uno recibe únicamente lo mínimo necesario para su función:
| Tercero | Para qué | Qué recibe |
|---|---|---|
| DGII | Emisión de comprobantes fiscales electrónicos | Los datos del comprobante que tú emites, conforme a la normativa fiscal. |
| Proveedor de alojamiento (Estados Unidos) |
Servidores y copias de seguridad | Los datos almacenados, cifrados en tránsito. |
| Proveedor de correo | Envío de facturas y notificaciones | Dirección de correo del destinatario y el contenido del mensaje. |
|
Cobro de tu suscripción Suscripción de PayPal (automática) o transferencia bancaria (manual) |
Cobrarte el plan que contratas con nosotros | Solo tus datos de facturación como cliente nuestro. Aquí no interviene ningún dato de tus clientes ni de tus empleados. Si pagas por transferencia, no participa ninguna pasarela. |
|
Pasarela que tú configuras PayPal, Stripe o Razorpay |
Cobrar en línea las facturas que tú emites y los enlaces de pago que generas | Los datos del pago y de tu cliente que la pasarela necesite para procesarlo. Solo interviene si tú la activas con tus propias credenciales. |
Si incorporamos o cambiamos un tercero de forma relevante, te lo comunicaremos con antelación razonable.
7. Dónde se guardan los datos
Nuestros servidores están alojados en Estados Unidos. Eso significa que los datos que introduces —los de tus clientes y empleados incluidos— se almacenan fuera de la República Dominicana.
La Ley 172-13 admite la transferencia internacional cuando el destino ofrece garantías adecuadas o cuando es necesaria para ejecutar el contrato que nos vincula, que es el caso: sin ese alojamiento no podríamos prestarte el servicio. Nuestro proveedor está sujeto a obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad equivalentes a las de este acuerdo.
Los comprobantes fiscales electrónicos se transmiten además a la DGII, en territorio dominicano, conforme a la normativa que rige la facturación electrónica.
Si tu actividad exige que los datos permanezcan en el país, escríbenos antes de contratar: es mejor aclararlo de entrada que descubrirlo después.
8. Medidas de seguridad
Las medidas técnicas y organizativas que aplicamos incluyen:
- Cifrado del tráfico entre tu navegador y nuestros servidores.
- Cifrado de los datos sensibles almacenados, como credenciales y certificados digitales.
- Separación estricta entre los datos de cada negocio: una cuenta no puede ver los de otra.
- Control de accesos por roles y permisos, configurable por ti.
- Verificación en dos pasos disponible para todas las cuentas.
- Archivos privados —documentos de empleados, comprobantes de gastos— fuera del alcance público, accesibles solo tras comprobar permisos.
- Copias de seguridad periódicas.
9. Si ocurre un incidente
Si detectamos una violación de seguridad que afecte a datos personales bajo tu responsabilidad, te lo notificaremos sin dilación indebida, con la información de que dispongamos: qué ocurrió, a qué datos afectó, qué consecuencias previsibles tiene y qué medidas hemos tomado.
La comunicación a las personas afectadas y, si procede, a la autoridad, corresponde a ti como responsable. Te asistiremos con lo que necesites.
10. Cuando alguien ejerce sus derechos
Si un cliente o empleado tuyo nos contacta directamente para acceder, rectificar, cancelar u oponerse al tratamiento de sus datos, no resolveremos por nuestra cuenta: le indicaremos que se dirija a ti y te trasladaremos la solicitud.
El sistema te permite consultar, corregir, exportar y eliminar esos datos desde tu propio panel. Si necesitas algo que la interfaz no cubra, escríbenos.
11. Al terminar el servicio
- Puedes exportar tus datos en cualquier momento mientras la cuenta esté activa.
- Al cancelar, conservamos la información durante un período de gracia razonable por si decides volver o necesitas recuperar algo.
- Transcurrido ese plazo, eliminamos los datos, salvo lo que debamos conservar por obligación legal o fiscal.
- Puedes pedirnos la eliminación anticipada, asumiendo que es irreversible.
12. Contacto
Para cualquier asunto sobre este acuerdo:
- Correo: , indicando «Tratamiento de datos» en el asunto.
- También por el formulario de contacto.
- Encargado del tratamiento: Lisandro Antonio Nuñez Marte, que opera bajo el nombre comercial ALUTECS SERVICES, RNC 402-2386713-2, con domicilio en Santiago, República Dominicana.
- Si necesitas un acuerdo firmado con cláusulas específicas para tu sector, escríbenos y lo preparamos.